Traçabilité : savoir qui a fait quoi, et quand
Qui a consulté, modifié ou validé un document, et quand : utile en cas d’audit ou de litige.
La traçabilité, c’est l’historique automatique de chaque document : qui l’a créé, consulté, modifié ou validé, et à quelle date. En cas d’audit, de contrôle d’un bailleur ou de litige, la réponse est déjà là.
| Date | Qui | Action |
|---|---|---|
| 12/10/2026 | Direction | Version 5 approuvée |
| 10/10/2026 | Juridique | Clause 4 modifiée |
| 08/10/2026 | Comptabilité | Document consulté |
| 02/10/2026 | Direction | Document créé |
Quand la question se pose
« Qui a approuvé cette dépense ? » « Le client avait-il reçu la bonne version du contrat ? » « Ce rapport a-t-il été modifié après sa signature ? » Avec des documents papier et des copies multiples, ces questions restent souvent sans réponse fiable.
Ce que l’historique enregistre
- La création du document et son auteur.
- Chaque modification, avec la date et la personne.
- Les validations et signatures.
- Les consultations des documents sensibles.
Utile pour les audits et les bailleurs
Les ONG et les institutions doivent souvent prouver leurs procédures à un bailleur ou à un auditeur. Un historique complet, impossible à falsifier, remplace des jours de reconstitution à partir de classeurs et de courriels.
Comment nous procédons
Nous choisissons avec vous les documents qui doivent être tracés, nous mettons en place un circuit de validation simple, et nous formons vos équipes à l’utiliser au quotidien.
Les autres avantages.
Continuité
Vos documents survivent aux incendies, aux inondations et aux déménagements grâce aux copies de sauvegarde.
Lire l’article →Travail à distance
Votre équipe accède aux bons dossiers depuis le bureau, la maison ou une autre ville.
Lire l’article →Une seule version de référence
Fini les copies qui se contredisent : tout le monde travaille sur le même document, à jour.
Lire l’article →Parlons de votre croissance.
La première consultation est gratuite. Parlez-nous de vos objectifs, nous bâtirons un plan adapté à votre budget.