Vos dossiers en secondes, pas en heures.
Nous numérisons, organisons et sécurisons les documents des entreprises et institutions en Haïti, et nous formons vos équipes.
Fini les copies en double.
La gestion de contenu d’entreprise (ECM, Enterprise Content Management) consiste à numériser les documents papier d’une organisation, à les classer dans un système sécurisé, à contrôler qui peut les consulter et à garder une trace de chaque modification. Le Numérique Haïti met en place ce système et forme vos équipes. Chaque document existe alors en une seule version de référence, au lieu de multiples copies papier qui circulent sans contrôle. En Haïti, cela veut dire deux choses : des économies sur le papier et le toner, et des documents protégés contre le feu, le pillage et les autres conséquences de l’insécurité.
Trop de copies, aucune version fiable.
- Le même document imprimé et photocopié encore et encore
- Personne ne sait quelle version est la bonne
- Des copies qui circulent sans contrôle
- Des heures perdues à chercher le bon dossier
Une seule version de référence.
- Chaque document numérisé une fois et classé
- Tout le monde consulte la même version
- Accès selon les rôles, avec historique
- Moins d’impressions et de photocopies
Deux raisons essentielles en Haïti.
Moins de copies, moins de dépenses.
Chaque photocopie coûte du papier, du toner et de l’usure de machine. Quand le document de référence est numérique, on arrête d’imprimer « au cas où ».
- Moins de toner et de papier à acheter
- Moins de pannes et d’entretien de photocopieuses
- Moins d’espace perdu à stocker des archives
- Moins de temps perdu à chercher
Vos documents survivent au pire.
Avec l’insécurité actuelle, un bureau peut brûler, être pillé ou devoir être abandonné du jour au lendemain. Des documents numérisés et sauvegardés hors site ne disparaissent pas avec lui.
- Protection contre le feu, le pillage et les inondations
- Copies de sauvegarde dans un autre lieu
- Accès depuis un autre bureau ou une autre ville
- Reprise rapide de l’activité après un déplacement
Ce que la gestion de contenu vous apporte.
La gestion de contenu d’entreprise (en anglais ECM, Enterprise Content Management) organise tous les contenus de votre organisation : documents, contrats, factures, courriels, images et dossiers.
Une seule version de référence
Fini les copies qui se contredisent : tout le monde travaille sur le même document, à jour.
Lire l’article →Retrouver en secondes
Une recherche par nom, date ou client remplace des heures de fouille dans les classeurs.
Lire l’article →Accès contrôlé
Chacun voit seulement ce qu’il doit voir, et les documents sensibles restent protégés.
Lire l’article →Traçabilité
Qui a consulté, modifié ou validé un document, et quand : utile en cas d’audit ou de litige.
Lire l’article →Continuité
Vos documents survivent aux incendies, aux inondations et aux déménagements grâce aux copies de sauvegarde.
Lire l’article →Travail à distance
Votre équipe accède aux bons dossiers depuis le bureau, la maison ou une autre ville.
Lire l’article →Trois étapes.
Audit
Nous inventorions vos documents, vos flux et vos obligations de conservation.
Numérisation et classement
Nous numérisons les archives et créons un plan de classement simple.
Formation et suivi
Vos équipes apprennent à utiliser le système, et nous restons disponibles.
Vos questions.
Quelle différence avec la gestion documentaire ?
La gestion documentaire (GED) s’occupe surtout de numériser et classer des documents. La gestion de contenu d’entreprise va plus loin : elle couvre tous les contenus (courriels, images, formulaires), les droits d’accès, l’historique des versions et les règles de conservation.
Pour quelles organisations ?
Entreprises, institutions, ONG, cabinets et écoles qui gèrent beaucoup de contrats, de dossiers du personnel, de factures ou de dossiers clients.
Que deviennent les originaux papier ?
Selon vos obligations légales, ils sont conservés, archivés hors site ou détruits de façon sécurisée. Nous définissons la règle avec vous.
Combien ça coûte ?
Le prix dépend du volume de documents et du nombre d’utilisateurs. L’audit de départ se fait lors de la consultation gratuite.
Parlons de votre croissance.
La première consultation est gratuite. Parlez-nous de vos objectifs, nous bâtirons un plan adapté à votre budget.