Cliniques et pharmacies : savoir quels soins et quels produits font vivre l’établissement

Le problème

Le médecin ou le pharmacien sait que l’établissement tourne, mais pas quelles activités le font vivre. Les factures impayées et les remboursements d’assurance traînent, et les ruptures de médicaments font perdre des patients. Souvent, le reçu de caisse n’est même pas archivé : le médecin ne peut pas le retrouver dans son système.

Même un cabinet qui démarre, avec une vingtaine de patients par mois, gagne à suivre ces chiffres dès le début : les bonnes habitudes se prennent quand le volume est encore petit.

Un cas concret

Prenons une clinique au nom reconnu, avec un service dentaire et une petite pharmacie, qui reçoit environ 200 consultations par mois. La consultation coûte de 1 000 à 2 000 gourdes, le nettoyage dentaire (prophylaxie) de 4 000 à 7 000 gourdes, soit environ 30 à 55 $ US.

• Nous relions le logiciel des patients, la caisse et la comptabilité.
• Les consultations font 85 % des visites, mais seulement 38 % des revenus.
• Une prophylaxie rapporte près de quatre fois une consultation : la proposer à chaque patient augmente les revenus sans ajouter de rendez-vous.
• 900 $ US de factures d’assurance ont plus de 90 jours : une liste de relance est préparée.
• Les ventes de la pharmacie annoncent une rupture de deux antibiotiques dans trois semaines.

Un audit pour dénicher les problèmes

Dans beaucoup de cabinets, une seule assistante fait tout : accueil, rendez-vous, messages WhatsApp et caisse. C’est souvent une excellente réceptionniste, mais personne n’a le temps de vérifier si chaque acte est encaissé, si chaque reçu est classé et si chaque patient absent est relancé. Le problème n’est pas la personne : ce sont les procédures.

Notre audit ventes et marketing (200 $) compare le logiciel des patients, la caisse et vos procédures internes, pour trouver :

• les actes réalisés mais non encaissés, ou encaissés en partie ;
• les reçus qui n’ont pas été archivés ;
• les rendez-vous manqués que personne n’a relancés ;
• les messages de patients restés sans réponse ;
• les tâches qui prennent le plus de temps à l’assistante, et celles qui peuvent être simplifiées.

Vous recevez une liste claire des problèmes trouvés et des procédures simples pour les corriger, que votre assistante pourra appliquer dès le lendemain.

Rapports IA ou IA installée au cabinet

Deux formules pour aller plus loin. Avec les Rapports IA (600 $ pour 12 mois, renouvelables à 400 $), le cabinet nous donne l’accès au logiciel des patients et à la caisse : nous travaillons chez nous et le médecin reçoit ses rapports, sans rien installer.

Avec l’IA installée et formation (1 200 $ pour 12 mois), nous installons l’IA sur l’ordinateur du cabinet et formons le médecin : chaque soir, il voit lui-même les actes réalisés, ce qui a été encaissé et ce qui manque. Le prérequis : un ordinateur capable de faire tourner l’IA confortablement.

Support ou développement : 150 $. Comparer les deux formules

Ce que nous livrons

• Revenus et coûts par type de consultation, d’examen ou d’acte.
• Les paiements et les assurances à relancer.
• Les médicaments les plus vendus et ceux à commander.
• Les jours et heures les plus chargés, pour organiser l’équipe.

Exemple : extraire vos données de Dentalink

Dentalink est un logiciel de gestion dentaire très utilisé en Amérique latine, en espagnol. Pas besoin d’informaticien : les exports se font depuis le menu du logiciel.

1. Ouvrez le menu Reportes, puis Reportes Excel (disponible avec les forfaits Pro et Titanium de Dentalink).
2. Téléchargez trois rapports sur 12 mois : Ventas por prestación (ventes par acte), Informe de recaudación diario (encaissements par jour et par mode de paiement) et Pacientes morosos (patients en retard de paiement).
3. Enregistrez les fichiers Excel sur une clé USB ou dans un dossier de votre ordinateur : nous passons les chercher au cabinet.

Votre cabinet utilise Open Dental, un logiciel gratuit très répandu ? Sa sauvegarde est une copie du dossier de la base, en général C:\mysql\data\opendental : nous travaillons sur cette copie, jamais sur votre ordinateur de travail. Pour un autre logiciel, donnez-nous son nom : nous trouvons l’export qui convient.

Exemple : extraire les ventes de votre caisse (Loyverse)

Loyverse est une caisse enregistreuse gratuite qui fonctionne sur une tablette ou un téléphone. Elle est très utilisée par les petits commerces et les pharmacies. Les encaissements s’exportent depuis son espace de gestion en ligne, le Back Office.

1. Dans le Back Office, ouvrez Reports (Rapports), puis Receipts (Reçus).
2. Choisissez la période en haut de la page, par exemple les 12 derniers mois, et le filtre All receipts pour avoir les ventes et les remboursements.
3. Cliquez sur Export : vous obtenez un fichier CSV qui s’ouvre dans Excel ou Google Sheets.
4. Faites de même avec Sales by item (ventes par article) et Sales by payment type (ventes par mode de paiement), puis enregistrez les fichiers : nous passons les chercher.

Selon votre abonnement Loyverse, certains exports peuvent demander une option payante. Vous utilisez une autre caisse ? Donnez-nous son nom : presque toutes savent exporter leurs reçus.

Ce qu’il vous faut

Des exports sans données médicales sensibles : nous n’avons pas besoin des diagnostics, seulement des actes, des montants et des dates. Les noms des patients peuvent être remplacés par un numéro.

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